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Política de tratamiento de datos

La Compañía NOVAMED es una sociedad constituida conforme a las leyes de Colombia, dedicada a la comercialización de medicamentos, en adelante se denominará NOVAMED.

 

En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Circular Externa No. 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás disposiciones complementarias, que las modifiquen o sustituyan, NOVAMED pone a disposición de los Titulares de Datos de Personales y a sus causahabientes la presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por NOVAMED respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de Datos Personales.

Destacamos que NOVAMED es una empresa que siempre se ha caracterizado por su compromiso con la seguridad de la información, adoptando normas internas sobre el uso y seguridad de la información desde el año 2005.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

NOMBRE: NOVAMED

DOMICILIO SOCIAL: Calle 79B No. 78C – 21, de la ciudad de Barranquilla, Colombia.

CORREO ELECTRONICO: contacto@novamed.com.co

TÉLEFONO: (5) 3304100

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los Datos Personales registrados en cualquier base de datos de NOVAMED, cuyo Titular sea una persona natural.

Ésta política está disponible para su consulta en la página web corporativa www.novamed.com.co

3. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normativa vigente en materia de protección de Datos Personales, serán aplicables las siguientes definiciones tomadas de las normas vigentes en Colombia que regulan la materia:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

i) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

j) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

k) Causahabiente: Es la persona que sucede a una persona natural fallecida, denominada casusante.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES.

a) Contactar a NOVAMED, a través de los canales de atención establecidos en la presente Política, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a NOVAMED salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.

c) Ser informado por NOVAMED, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por NOVAMED, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de Datos Personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Solicitar de forma gratuita, a través de los canales dispuestos por NOVAMED, sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de los Datos Personales de practicantes, candidatos en procesos de selección de personal y contratación laboral o de prestación de servicios independientes, empleados, jubilados, ex empleados, proveedores, contratistas, clientes o de cualquier persona con la cual NOVAMED haya tenido, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará conforme a la normativa que regula la materia y serán todos los necesarios para el desarrollo de la actividad de NOVAMED.

NOVAMED podrá hacer uso de los Datos Personales recolectados para:

 Desarrollar la actividad de NOVAMED conforme a su objeto social.

 Ejecutar la relación contractual con clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, incluida el pago de obligaciones y cumplir con los demás compromisos contractuales, así como efectuar las actividades necesarias en las etapas precontractual y pos contractual. Así como para cumplir obligaciones como empresa usuaria ante trabajadores en misión;

 Evaluar la calidad del servicio y/o productos y atender auditorías internas o externas;

 Realizar estudios de mercados y/o publicitarios, encuestas e informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;

 Cumplir con la normatividad vigente y con requerimientos de autoridad competente;

 Cumplir con las normas aplicables a clientes, proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

 Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral o de prestación de servicios independientes, según sea el caso, y cumplir lo dispuesto en las normas laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados, prestadores de servicios independientes, candidatos a vacantes, practicantes o ex practicantes;

 Enviar comunicaciones físicas, electrónicas, celular, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, para suministrar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, realizar encuestas o relativa al proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral o de prestación de servicios independientes, cumplimiento de obligaciones contractuales, desarrollo de actividades precontractuales y pos contractuales, efectuar trámites y suministrar sus datos de contacto a terceros con quienes se desarrollen programas de bienestar laboral;

 Registrar la información de prestadores de servicios independientes, empleados, practicantes, ex practicantes y/o jubilados en las bases de datos de NOVAMED y desarrollar programas de bienestar laboral y de beneficios;

 Recolectar datos en los puestos de seguridad de NOVAMED de las personas que ingresen a sus instalaciones e imágenes de las videograbadoras localizadas dentro o fuera de las instalaciones de NOVAMED, con el fin de garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de NOVAMED, las cuales podrán servir de prueba en cualquier tipo de proceso.

 La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

 Acceder y consultar los datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Pública o Privada ya sea nacional, internacional o extranjera.

 Para el reconocimiento y ejercicio de los derechos de los accionistas de NOVAMED;

 Las demás finalidades indicados en la autorización otorgada por el Titular del dato o descritas en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

6. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS: SENSIBLES Y NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Datos Sensibles

En el evento que se recolecten Datos Personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento. NOVAMED podrá recolectar y dar tratamiento a datos personales sensibles cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

Queda proscrito el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos: i) se asegurare el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, y ii) respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

NOVAMED, como responsable y encargado del tratamiento de los Datos Personales del Titular, cumplirá en todo momento con los siguientes principios, de acuerdo con las definiciones establecidas para cada uno de ellos en las normas vigentes en Colombia que regulan la protección de Datos Personales: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, temporalidad, interpretación integral de derechos constitucionales y demás principios previstos en la ley.

Asimismo, NOVAMED cumplirá en todo momento con las medidas de seguridad administrativas, técnicas y legales que garanticen la protección de los Datos Personales contra cualquier tratamiento contrario a esta política o a las normas vigentes, incluyendo pero sin limitarse a su adulteración, pérdida, consulta tratamiento o acceso no autorizado o fraudulento, y contra las desviaciones de información, según los requisitos y condiciones establecidos por la normativa que regula la materia o por La Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El personal que realice el tratamiento de los Datos Personales cumplirá con los procedimientos establecidos por NOVAMED, con el fin de garantizar la seguridad de la información.

8. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

NOVAMED podrá transferir, transmitir, suministrar, compartir, enviar o entregar a terceros, nacionales o extranjeros, algunos o todos los Datos Personales del Titular, para una o más de las finalidades que han justificado su recopilación y tratamiento. Dichos terceros podrán ser asesores profesionales externos y/u otros prestadores de servicios que actúen como encargados a nombre y por cuenta de NOVAMED, en el evento que dichos terceros requieran la información para los fines indicados en esta política. El Titular, con la aceptación de la presente política, otorga su consentimiento previo, expreso, informado e inequívoco para que NOVAMED transfiera y transmita sus Datos Personales en los términos anteriormente descritos.

NOVAMED se asegurará de que el tercero receptor asuma las mismas obligaciones que corresponden a NOVAMED en lo que se refiere al tratamiento de sus Datos Personales, incluyendo la obligación de utilizar sus Datos Personales única y exclusivamente para las finalidades para las cuales fueron recopilados, de conformidad con la presente Política y con las normas vigentes en la materia; así mismo, los Datos Personales únicamente podrán ser utilizados por dichos terceros receptores para asuntos directamente relacionados con la relación propia que estos tengan con NOVAMED, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. En todo momento el tercero receptor tendrá la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, y en ningún caso podrá divulgar o entregar los Datos Personales a otros.

9. MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA Y RECLAMO.

NOVAMED ha dispuesto los siguientes canales de atención gratuitos con el fin de que usted formule sus consultas o reclamos:

Dirección: Calle 79B No. 78C-21 Barraquilla, Colombia.

Página web: http://www.novamed.com.co/contacto/

Correo electrónico: contacto@novamed.com.co

El área responsable de atender las quejas y reclamos que formule el Titular de los datos es el área Jurídica de NOVAMED.

Para la realización de consultas y/o reclamos deberá acreditar que usted es el Titular de los datos o su causahabiente, adjuntando copia de su documento de identidad, y la dirección física o electrónica en la cual desea recibir la respuesta.

Reclamos: Cuando se trate de la formulación de reclamos para corrección, actualización revocatoria de la autorización y/o supresión de los Datos Personales, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, los Titulares podrán presentar un reclamo a través de los canales de atención dispuestos en la presente política, con identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al mismo, y los documentos en que se fundamente su reclamo o que quiera hacer valer.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El plazo para obtener respuesta es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, siempre que la solicitud cumpla con todos los requisitos. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el caso en que falte alguno de los requisitos aquí establecidos, se le informará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que subsane las fallas. Si no las subsana en plazo de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, la solicitud se tendrá por desistida.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Consultas: Cuando se trate de la formulación de consultas respecto a la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, estas consultas deberán formularse a través de los canales de atención dispuestos en la presente política, indicando de manera precisa la información solicitada, la identificación del Titular, y adjuntando los documentos que quiera hacer valer. El plazo para obtener respuesta es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo y se deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el caso en que falte alguno de los requisitos aquí establecidos, se le informará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que los complete, si no los subsana en plazo de los treinta (30) días hábiles a la fecha de requerimiento de subsanación, su consulta se tendrá por desistida y se archivará.

10. DEBERES DE NOVAMED

Sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones contenidas en ley y otras que rijan su actividad, NOVAMED, como responsable y encargado del Tratamiento de los Datos Personales, está obligado a:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley;

g) Actualizar la información dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo, atendiendo todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada;

h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente;

i) Tratar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley;

j) Garantizar en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

k) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;

l) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite", en la forma en que se regula en la ley;

n) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

o) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

p) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

q) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

r) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

s) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

t) Los demás que se deriven de la Constitución o de la ley.

11. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

A más tardar en el momento de la recolección de sus datos, NOVAMED solicitará la autorización del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, le informará sobre los datos que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. La referida autorización se obtendrá en medios informáticos, electrónicos, orales, documento escrito o cualquier otro que permita conservar prueba de la autorización.

12. CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD.

La Política de Tratamiento de Datos Personales está disponible en la página web www.NOVAMED.com. NOVAMED se reserva el derecho a realizar cambios en la referida Política. Cualquier cambio sustancial en la misma será informado a través de medios informáticos, electrónicos, orales, documento escrito o cualquier otro que garantice y cumpla con el deber de informar al Titular.

13. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. NOVAMED solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

14. VIGENCIA

NOVAMED cuenta con una Política de Seguridad desde abril de 2005 y un procedimiento de "Uso del Entorno de Tecnología de Información de la Organización" desde el 16 de marzo de 2010.

La presente política complementa las normas internas antes citadas, rige a partir de su expedición y se mantendrá vigente mientras resulte necesario para las finalidades establecidas en la presente política.